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Die Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren stark beschleunigt. Was früher als Option galt, wird 2026 für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) zur Notwendigkeit: Geschäftsprozesse automatisieren. Der Fachkräftemangel, steigender Effizienzdruck und die Erwartung von Kunden, alles in Echtzeit zu bekommen, setzen Unternehmer unter Zugzwang. Die gute Nachricht: Es gibt Lösungen, die bezahlbar, skalierbar und praxistauglich sind. Dieser Beitrag zeigt, worauf es für Geschäftsführer von KMUs jetzt ankommt – und wie du dich mit Automatisierung zukunftssicher aufstellst.
Warum Automatisierung kein Nice-to-have mehr ist
Viele KMU-Chefs kämpfen mit denselben Problemen: fehlende Zeit, unklare Prozesse, zu viele Tools, aber keine Integration. Gleichzeitig wollen Kunden schnelle Rückmeldung, transparente Abläufe und verlässlichen Service. Mitarbeitende wünschen sich weniger repetitive Aufgaben und mehr Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten. Automatisierung kann genau hier ansetzen.
Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen. Es geht darum, ihre Zeit besser einzusetzen. Systeme übernehmen Routinen, du gewinnst Freiraum für Strategie, Wachstum und Kundenbindung.
Diese Bereiche solltest du als Erstes automatisieren
1. Buchhaltung und Rechnungswesen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland macht es deutlich: Digitalisierung in der Buchhaltung ist keine Frage des Wollens mehr, sondern des Müssens. Tools wie Lexoffice, sevDesk oder DATEV Unternehmen Online ermöglichen automatisierte Rechnungsstellung, Belegerfassung per Scan oder App und Schnittstellen zur Steuerkanzlei.
Ein Beispiel: Eine Rechnung kommt per Mail, das System liest sie automatisch aus, prüft sie und ordnet sie dem richtigen Projekt zu. Kein lästiges Abtippen mehr. Zahlungsabgleich, Mahnwesen und Umsatzsteuervoranmeldung laufen ebenso automatisch. Du sparst Zeit und verhinderst Fehler.
2. Kundenmanagement und Vertrieb
Ein modernes CRM (z. B. HubSpot, Zoho CRM, CentralStationCRM) nimmt dir viel Arbeit ab. Neue Leads aus dem Kontaktformular, von LinkedIn oder über Werbeanzeigen landen direkt im System. Dort kannst du automatische Follow-ups einstellen, Termine vereinbaren und E-Mail-Kampagnen steuern.
Besonders spannend: Mit Hilfe von Automatisierungen verpasst du keine Verkaufschance mehr. Das System erinnert dich automatisch, wenn ein Angebot nachgehakt werden sollte, oder schiebt einen Lead im Funnel weiter, wenn er auf einen Link geklickt hat.
3. Marketing und Social Media
Viele KMU posten unregelmäßig oder gar nicht auf Social Media – meist, weil Zeit oder Plan fehlen. Tools wie Buffer, Hootsuite oder Swat.io helfen dir, deine Beiträge im Voraus zu planen, kanalübergreifend auszuspielen und mit deiner Zielgruppe im Austausch zu bleiben.
Noch besser: Kombinierst du das mit KI-gestützter Texterstellung (z. B. ChatGPT oder Neuroflash), kannst du Inhalte in kurzer Zeit erstellen und automatisiert veröffentlichen. So bleibst du sichtbar, ohne täglich selbst zu posten.
4. Interne Abläufe und Projektorganisation
Vom Urlaubsantrag bis zur Aufgabenverteilung: Vieles lässt sich heute digital abbilden. Tools wie Make (ehemals Integromat), Zapier oder Microsoft Power Automate helfen dir, unterschiedliche Systeme zu verbinden und Workflows zu automatisieren. Beispiel: Sobald ein Angebot angenommen wurde, wird automatisch ein Projekt im Tool erstellt, die Buchhaltung informiert und ein Willkommensmail an den Kunden verschickt.
Für Projektmanagement eignen sich Plattformen wie Trello, Asana oder Monday.com. Viele davon bieten einfache Automatisierungsregeln, die Aufgaben zuweisen, Erinnerungen auslösen oder Abhängigkeiten erkennen.
Was Geschäftsführer konkret tun sollten
1. Analysiere deine Prozesse
Wo wird regelmäßig Zeit verschwendet? Welche Aufgaben erledigt dein Team immer wieder auf dieselbe Weise? Wenn du diese Stellen findest, hast du den Hebel für Automatisierung schon in der Hand.
2. Fange klein an
Automatisierung ist kein Mammutprojekt. Du musst nicht gleich alles digitalisieren. Beginne mit einem klaren Use Case, der dir oder deinem Team jeden Monat eine Stunde spart. Das motiviert und schafft Akzeptanz.
3. Hol dir Unterstützung, wenn nötig
Nicht jeder Geschäftsführer will oder kann sich selbst durch alle Tools wühlen. Ein externer Partner kann Prozesse analysieren, passende Tools vorschlagen und gleich einrichten. So sparst du dir Frust und Zeit.
4. Beziehe dein Team ein
Mitarbeiter müssen verstehen, dass Automatisierung sie nicht ersetzt, sondern unterstützt. Wenn du die Vorteile transparent machst – weniger Stress, mehr Fokus auf sinnvolle Arbeit – steigt die Akzeptanz deutlich.
Blick in die nahe Zukunft
Bis 2026 werden KI-gestützte Systeme immer selbstständiger agieren. CRM-Systeme schlagen vor, welchen Kunden du als nächstes anrufen solltest. Chatbots beantworten Kundenfragen rund um die Uhr. Deine Buchhaltung erkennt automatisch Auffälligkeiten in Zahlungseingängen. Was heute schon in großen Unternehmen funktioniert, wird bald Standard für KMUs sein.
Wer jetzt beginnt, sich damit auseinanderzusetzen, baut sich einen Vorsprung auf. Nicht durch große Investitionen, sondern durch kluge Entscheidungen.
Wie wir das bei Huntercoach.de intern machen
Bei huntercoach.de setzen wir nicht nur auf Automatisierung – wir leben sie auch. Unser zentrales System ist Notion. Es ist nicht nur Wissensdatenbank, Aufgabenplaner und CRM in einem, sondern bildet bei uns das Rückgrat für nahezu alle Geschäftsprozesse. Und das Beste: In Kombination mit Make.com (ehemals Integromat) schaffen wir es, selbst komplexe Abläufe ohne viel Budget oder Entwicklungsaufwand zu automatisieren.
Unser Setup in der Praxis
1. CRM komplett in Notion:
Unsere Kunden- und Interessentendaten pflegen wir zentral in einer Notion-Datenbank. Hier laufen alle Informationen zusammen – von der ersten Anfrage über LinkedIn oder E-Mail bis zum abgeschlossenen Auftrag. Notion ermöglicht es uns, individuelle Felder, Tags und Statusdefinitionen flexibel anzulegen. Jeder Kontakt ist bei uns verlinkt mit Notizen, Aufgaben, Terminen und sogar den Projektunterlagen.
2. Automatisierte E-Mail-Erfassung via Make:
Mit Make.com holen wir eingehende E-Mails (z. B. Angebotsanfragen oder Bewerbungen) automatisch in unser CRM-System. Die Nachricht wird samt Anhang analysiert, relevante Inhalte extrahiert und ein neuer Datensatz in Notion erstellt – inklusive der Original-Mail als Referenz. So verlieren wir keine Leads mehr in der Inbox.
3. Social Media aus dem CRM steuern:
Auch unsere Contentplanung läuft in Notion. Beiträge für LinkedIn, Instagram oder unseren Blog werden dort vorgeplant und in Statusspalten organisiert. Ein Klick auf „freigegeben“ reicht – über Make wird der Beitrag dann automatisch über die entsprechende Plattform (z. B. Buffer oder direkte API) veröffentlicht. Dabei werden automatisch passende Hashtags, Uhrzeiten und Autoreninformationen mit übernommen.
4. Reports und Auswertungen aus Notion-Daten:
Da alle Interaktionen, Projekte und Aufgaben in Notion protokolliert sind, können wir über automatisierte Abfragen oder externe Tools wie Google Sheets oder Google Data Studio (ebenfalls angebunden über Make) regelmäßig Reports generieren. So sehen wir auf Knopfdruck, wie viele Anfragen pro Woche kommen, welche Kampagnen funktionieren oder wie lange bestimmte Kundenprozesse dauern.
5. Automatische Erinnerungen und Prozesse:
Wird in Notion ein neuer Kontakt als „Warm“ markiert, startet ein automatisierter Follow-up-Prozess: Das System erinnert nach 3 Tagen, eine E-Mail zu senden, oder generiert sogar direkt einen Mailentwurf. Auch Projektabschlüsse, interne Aufgaben oder Rechnungsprüfungen lösen bei uns automatische Erinnerungen aus – in Slack, per Mail oder direkt in Notion.
Warum das für uns so gut funktioniert
Notion gibt uns maximale Flexibilität – wir können jede Datenstruktur so gestalten, wie wir sie wirklich brauchen. Und durch die Verbindung mit Make haben wir keinen Medienbruch mehr. Statt ständig zwischen Tools zu springen, läuft alles zentral und nachvollziehbar zusammen.
Außerdem ist es einfach skalierbar: Egal ob wir zu zweit oder mit zehn Mitarbeitenden arbeiten – das System wächst mit. Neue Automationen sind schnell gebaut, Anpassungen kosten uns keine Agenturstunden, sondern nur ein bisschen Kreativität.
Was mit Notion heute alles möglich ist
Notion hat sich in den letzten Jahren massiv weiterentwickelt – von einer simplen Notiz-App hin zu einem echten No-Code-Betriebssystem für Unternehmen. Neben klassischen Datenbanken, Kalendern und Aufgabenmanagement kann man heute:
- Formulare direkt mit Notion verbinden, etwa über Tally oder Fillout, um Interessenten oder Bewerber automatisch ins CRM zu übertragen
- Digitale Checklisten für Onboarding oder Projektabwicklung erstellen und mit Automationen anreichern
- Kundenportale oder Freigabe-Bereiche bauen, in denen Kunden Zugriff auf ihre Unterlagen, Angebote oder Statusberichte haben
- Zeiterfassungssysteme, Feedback-Formulare oder Terminübersichten direkt in Notion integrieren
- und durch die offene API mit nahezu jedem Tool verbinden, das Webhooks, E-Mail-Parsing oder Datenexport anbietet
In Kombination mit Make.com entstehen daraus automatisierte Gesamtlösungen, die früher nur mit viel Custom Code oder teurer Software möglich waren.
Fazit
Automatisierung ist kein Hype, sondern ein handfester Produktivitätshebel. Für dich als Geschäftsführer eines KMUs bedeutet das: Weniger Stress im Alltag, zufriedenere Mitarbeitende, besserer Überblick und mehr Zeit für das Wesentliche.
Warte nicht auf den perfekten Moment oder die perfekte Software. Starte jetzt – mit einem ersten, konkreten Prozess. Denn Automatisierung ist kein Ziel, sondern ein Werkzeug. Und genau das brauchst du, um dein Unternehmen sicher durch die kommenden Jahre zu führen.
Quellen und weiterführende Links
- Salesforce SMB Trend Report 2023
https://www.salesforce.com/news/stories/salesforce-small-business-trends-report/ - Bitkom Digital Office Index 2024
https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Digital-Office-Index-2024 - DATEV: E-Rechnungspflicht ab 2025
https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/presse/pressemeldungen/erechnungspflicht-ab-2025/ - Make (Integromat) Automatisierungsplattform
https://www.make.com/ - HubSpot CRM für KMUs
https://www.hubspot.de/products/crm - Lexoffice Buchhaltung für Selbstständige und KMU
https://www.lexoffice.de/ - Swat.io – Social Media Management Tool
https://swat.io/de/ - Microsoft Power Automate
https://powerautomate.microsoft.com/de-de/ - ChatGPT von OpenAI
https://chat.openai.com/
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