Onboarding Prozess
Onboarding Definition
Im „Onboarding“ werden alle Maßnahmen beschrieben, um einen neuen Mitarbeiter gut in die Firma zu integrieren und ihn so schnell als möglich voll arbeitsfähig zu machen. Hierzu zählen interne Arbeitsabläufe, Gepflogenheiten, zwischenmenschliche Beziehungen aber auch fachliche Schulungen.
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Onboarding neuer Mitarbeiter
Sie haben einen neuen Mitarbeiter? Glückwunsch, dann kann die Arbeit ja beginnen.
All Ihre Recruiting-Aktivitäten arbeiten auf genau dieses Ziel hin, einen neuen Mitarbeiter. Vergessen Sie aber bitte nicht, dass genau jetzt die interne Arbeit beginnt.
Wie erstelle ich einen guten Onboarding-Prozess?
Der Onboardingprozess startet bei der Vertragsunterschrift. Nun hat der Mitarbeiter oft noch eine Kündigungsfrist bei seinem alten Arbeitgeber. Versuchen Sie Ihr Onboarding hier zu starten. Informieren Sie beispielsweise den neuen Mitarbeiter darüber, dass sein IT-Equipment bestellt wurde oder sein Mitarbeiterausweis bereits auf Ihrem Schreibtisch liegt.
Ich würde Ihnen empfehlen, eine interne Umfrage zu erstellen „Was hat dir bei der Einarbeitung gut gefallen“ und „Was hat dir bei in den ersten Wochen bei uns nicht so gut gefallen?“. Alle Mitarbeiter inkl. Management (die hatten ja auch mal den ersten Arbeitstag) sollten befragt werden. Daran leiten Sie Ihre Maßnahmen ab.
Onboarding Prozess Beispiel
Ein Beispiel, wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen sind:
Step 1: Vertrag unterschrieben aber noch nicht gestartet = Mit diversen positiven E-Mail signalisieren Sie „Wir freuen uns auf dich“
Step 2: Nächste Woche ist der erste Arbeitstag = E-Mail/Telefonat der Führungskraft „Wann beginnt der Tag, wie kleidest du dich, was hast du zu erwarten“
Step 3: Der erste Arbeitstag = Die Führungskraft muss sich mindestens 4h Zeit nehmen. Rundgang durch die Firma, Kollegen vorstellen, gemeinsames Mittagessen, vieles erklären
Step 4: Der zweite Arbeitstag = Paten bereitstellen. Der Pate erklärt die zukünftige Aufgabe und nimmt sich viel Zeit. Neuer Mitarbeiter hat den Raum, um ganz viele Fragen zu stellen
Step 5: Die folgenden Tage = Jeder hilft. Jede Mittagspause wird im Team verbracht inkl. Chef. Erste kleine Aufgaben kann der Mitarbeiter selbst lösen
Step 6: Der erste Monat = Der Chef/der Pate hinterfragt immer wieder Wissenslücken und füllt diese mit Know-how. Fokus auf den menschlichen Umgang und das „Wohlfühlen“
Step 7: Nach 3 Monaten = Der Mitarbeiter übernimmt eigenständige Arbeiten und trifft auf eine „Open Door Policy“. Innerhalb der ersten 3 Monate sollte der Vorgesetzte mindestens alle 4 Wochen ein Feedbackgespräch einfordern, um evtl. Problemen frühzeitig entgegenzuwirken
Step 8: Nach 6 Monaten = Der Mitarbeiter ist ein vollwertiges Team- & Firmenmitglied und fühlt sich menschlich wie fachlich gut aufgehoben, das Onboarding endet mit dem Probezeitgespräch
Was sollte man beim Onboarding Prozess vermeiden
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Mitarbeiter vor den PC und Einarbeitungsunterlagen parken
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Der neue Mitarbeiter sieht den Chef in den ersten Tagen/Wochen kaum oder gar nicht
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Der neue Mitarbeiter sieht die Kollegen nicht bzw. die Kollegen haben keine Zeit
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Closed Door Policy
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Dem neuen Mitarbeiter wird nicht auf Augenhöhe begegnet
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Man enthält Informationen vor
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Der neue Mitarbeiter ist aufgrund fehlenden Equipments nicht arbeitsfähig
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Der neue Mitarbeiter darf keine Fehler machen
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Kühles Betriebsklima
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Das haben wir schon immer so gemacht“- Kommunikation
Remote Onboarding
Das Remote Onboarding ist sicherlich eins der schwierigsten Themen. Da wir dem Gegenüber nicht ansehen, wenn er bspw. verunsichert ist oder aus Scharm eine Frage nicht stellt.
Mein 5 Tipps für Remote Onboarding:
- Standleitung in den ersten Tagen. 8h Kamera an und das Gleiche tun, wie wenn der neue Kollege auch live neben Ihnen sitzt
- Teamspiele. Versuchen Sie durch spielerische Einheiten das gegenseitige Kennenlernen zu fördern
- Sagen Sie als Vorgesetzter offen, dass Remote Onboarding auch für Sie sehr schwer ist. Das nimmt meistens gleich viel Druck raus
- Fragen Sie immer wieder nach den Eindrücken des neuen Mitarbeiters. Sie können kaum anders kontrollieren, ob alles verstanden wurde
- Alle Kollegen müssen/sollten sich einbringen. Schaffen Sie Wissensinseln mit Ihren Mitarbeitern. So, dass jeder Kollege eine andere Fähigkeit bei neuen Mitarbeitern schult. Damit sich jeder an der Einarbeitung auch beteiligen muss/kann.
Vergessen Sie nicht, dass wir menschliche Beziehungen benötigen. Ein voll Remote Onboarding bedarf viel Fingerspitzengefühl und ein gutes Zuhören. Fördern Sie den Zusammenhalt Ihres Teams!
Warum Onboarding?
Nur wer sich in den ersten Wochen bei einem neuen Arbeitgeber wohlfühlt, bleibt auch langfristig bei diesem Arbeitgeber. Ohne Onboarding, können Sie sich das Recruiting sparen.
Wann beginnt Onboarding?
Das Onboarding beginnt mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag.
Wie lange dauert ein Onboarding?
Das Onboarding dauert für gewöhnlich 6-9 Monate.
Was macht gutes Onboarding aus?
Geduld, Menschlichkeit, Empathie und Zeit.
Was ist ein Onboarding Prozess?
Der Onboarding-Prozess beschreibt alle Maßnahmen, um einen neuen Mitarbeiter in eine bestehende Firma/Struktur gut zu integrieren.