Das Ziel von Personalverantwortlichen ist es, offene Stellen in einem Unternehmen ideal zu besetzen, indem sie Personen finden, die perfekt zur Unternehmenskultur und den Anforderungen passen. Nur mit den richtigen Mitarbeitern kann ein Unternehmen sein Wachstum fortsetzen. Ein effektiver Recruiting Prozess ist daher essenziell.

Doch wie gestaltet sich der Weg bis zur Einstellung und der anschließenden Eingliederung in das Unternehmen? In diesem Artikel gehen wir auf 7 typische Recruiting Prozess Phasen ein.

Recruiting-Prozessphasen

Diese Recruiting-Prozessphasen dienen nur als Anhaltspunkt und können je nach Anforderung und Unternehmen variieren. Sie geben Ihnen dennoch einen umfassenden Überblick jedes Teilbereichs.

1. Analyse der Anforderungen

Vor dem eigentlichen Recruiting muss zunächst genau definiert werden, nach welchen Kandidaten überhaupt gesucht wird. Der erste Schritt besteht deswegen darin, gemeinsam mit dem HR-Team ein detailliertes Anforderungsprofil für die zu besetzende Position zu definieren. Um das Profil zu erstellen, helfen wichtige Fragen wie:

• Welche Stelle soll konkret besetzt werden und in welcher Abteilung?
• Welche Kompetenzen sollten die Bewerber mitbringen?
• Wie viele Jahre Berufserfahrung sind erforderlich?
• Ist Branchenkenntnis vorteilhaft oder obligatorisch?
• Welche Aufgaben werden zu bewältigen sein?

Je präziser das Anforderungsprofil erstellt wird, desto erfolgreicher ist die anschließende Suche. Es ist daher ratsam in dieser Phase so viele Informationen wie möglich zu sammeln und aufzubereiten.

2. Stellenanzeigen formulieren

Nachdem das Anforderungsprofil erstellt wurde und sämtliche Informationen vorliegen, beginnt die zweite Phase: die Erstellung einer passenden Stellenanzeige. Eine ansprechende und effektive Stellenanzeige zu gestalten, ist dabei die größte Herausforderung. Sie sollte umfassend sein, aber dennoch nicht zu überladen und abschreckend wirken. Dafür hat sich das AIDA-Prinzip (Attention Interest Desire Action) bewährt. Im weiteren Verlauf des Artikels werden wir darauf noch genauer eingehen.

3. Recruiting-Modelle auswählen

Um geeignete Kandidaten auf die Stellenanzeige, genauer gesagt generell auf die offene Position aufmerksam zu machen, ist die Auswahl der richtigen Recruiting-Kanäle von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Traditionelle Methoden verlieren in der heutigen Welt immer mehr an Bedeutung. Digitale Kanäle ermöglichen es Personalverantwortlichen ein weitreichendere Netzwerk zu nutzen um potenzielle Kandidaten aktiv zu recruiten. Dem Thema Active Sourcing wurde im Blog bereits ein eigener Artikel gewidmet.

4. Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Nachdem die ersten Bewerbungen im Recruiting Prozess eingegangen sind, ist eine zügige Sichtung und Sortierung der Unterlagen erforderlich. Geeignete Software ist bei diesem Prozess sehr hilfreich, da sich dadurch der Überblick besser behalten lässt und zudem eine Bewerberdatenbank für einen sogenannten Talentpool aufgebaut werden kann. Damit ist die Archivierung von Bewerbern gemeint, die zwar grundsätzlich interessant sind, aber für die aktuell zu besetzende Stelle nicht zu 100 % passen. Recruiting Software kann den Auswahlprozess deutlich erleichtern, indem sie eine automatische Vorauswahl anhand definierter Kriterien durchführt.

5. Telefoninterviews & Vorstellungsgespräche führen

Sowohl Telefoninterviews als auch persönliche Gespräche sind beim Recruiting Prozess die wichtigste Phase, um die idealen Kandidaten zu finden.

Bei einem Telefoninterview lässt sich ein wertvoller erster Eindruck der Bewerber gewinnen. Dabei ist es wichtig eine professionelle und angenehme Atmosphäre zu schaffen. Die Fragen sollten sich auf das wesentliche Beschränken und dem Kandidaten muss genug Raum für seine Antworten gelassen werden. Neben dem ersten Eindruck können bei einem Telefoninterview auch die fachliche Kompetenz und Motivation herausgefunden werden.

Sollte das Telefoninterview erfolgreich verlaufen, kann bei einem anschließenden persönlichen Gespräch tiefer auf die Eignung des Kandidaten für die zu besetzende Stelle eingegangen werden. Im Idealfall sind bei diesem Gespräch sowohl Personalverantwortliche als auch Vorgesetzte oder Teamkollegen anwesend. Auch hier ist eine entspannte Gesprächsatmosphäre essenziell, um dem Bewerber die Chance zu geben sich optimal zu präsentieren. Sollten sich mehrere Kandidaten als geeignet herausstellen, können auch weitere Gesprächsrunden bis zur finalen Entscheidung stattfinden.

6. Finale Entscheidung im Recruiting Prozess

Nach den Vorstellungsgesprächen trifft das Unternehmen die finale Personalentscheidung. In dieser Phase werden vertragliche Details zu Gehalt, Arbeitszeiten und Beginn des Arbeitsverhältnisses festgelegt. Studien zeigen, dass ein erheblicher Anteil der Bewerber die Angebote nach einer Zusage ablehnt. Nach einem langwierigen Auswahlprozess kann das für ein Unternehmen frustrierend sein. Es ist daher ratsam, einen zügigen Ablauf zu gewährleisten, damit die Wahrscheinlichkeit sich für einen erfolgreichen Vertragsabschluss erhöht. Selbstverständlich muss dem Kandidaten etwas Bedenkzeit eingeräumt werden, damit keine unüberlegte Entscheidung getroffen wird.

7. Eingliederung ins Unternehmen

Wenn der geeignete Kandidat gefunden und der Vertrag unterzeichnet wurde, ist der Recruiting Prozess nicht zu Ende. Jetzt gilt es den neuen Mitarbeiter effektiv in das Team und das gesamte Unternehmen zu integrieren. Um das sicherzustellen, sollten Unternehmen ein umfassendes Onboarding Programm entwickeln, um jedem Mitarbeiter einen reibungslosen Start zu ermöglichen. Ein ausgefeiltes Onboarding wird sich positiv auf die langfristige Bindung auswirken. Ausfälle durch Kündigungen während der Probezeit sind mit Aufwand und Kosten verbunden, die dadurch vermieden werden können. Nutzen Sie einen strukturieren Einarbeitungsplan.

Recruiting Prozess optimieren

Damit Sie den Recruiting Prozess optimieren können, geben wir Ihnen noch ein paar hilfreiche Tipps mit auf den Weg.

• Digitale Lösungen verwenden: Nutzen Sie digitale Lösungen für den Recruiting Prozess. Ein einheitlich digitalisierter und gesteuerter Prozess reduziert den Aufwand erheblich und ist daher äußerst wertvoll für ein effizientes Recruiting.
• Einfache Bewerbung ermöglichen: Der gesamte Bewerbungsprozess sollte so einfach wie möglich gestaltet werden. Das kann durch, klar verständliche Online-Formulare und unkomplizierte Möglichkeiten Dokumente wie den Lebenslauf und das Anschreiben hochzuladen erfolgen.
• Schnelle & transparente Kommunikation: Halten sie die Bewerber kontinuierlich auf dem Laufenden, um ihnen wichtige Informationen für die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess mitzuteilen. Eine transparente und respektvolle Kommunikation sorgt zudem dafür, dass Bewerber auch nach einer Absage das Unternehmen positiv in Erinnerung behalten.
• Effiziente Stellenanzeigen formulieren: Wie bereits erwähnt sollten Stellenanzeigen nach dem AIDA Prinzip verfasst werden, um den Recruiting Prozess zu optimieren:
  • Attention: Die Stellenanzeige sollte aus der breiten Masse herausstechen und Aufmerksamkeit erzeugen. Das kann durch Design und Platzierung erreicht werden.
  • Interest: Nachdem die Bewerber die Aufmerksamkeit auf die Anzeige gerichtet haben, muss das Interesse geweckt werden. Eine klare und verständliche Struktur ist dafür hilfreich.
  • Desire: Die Stellenanzeige muss den Wunsch wecken, bei diesem Unternehmen zu arbeiten. Das lässt sich durch eine transparente Darstellung der Visionen und Werte erreichen.
  • Action: Letztlich sollte der Kandidat dazu veranlasst werden, sich zu bewerben. Ermöglichen Sie eine einfache und unkomplizierte Methode.

Fazit

Achten Sie in allen Recruiting Prozess Phasen darauf, diese so effizient wie möglich zu gestalten. Versetzen Sie sich auch in die Lage der Bewerber, um einen Blick aus einer anderen Perspektive zu erhalten. Den gesamten Recruiting Prozess zu optimieren, wird Ihnen zudem dabei helfen, den Aufwand und die Kosten zu reduzieren.